Cómo planificar una pantalla LED para un evento

1. Superficie y formato

La primera decisión no es el tamaño en metros sino la proporción. Una pantalla LED se arma con módulos, así que la medida final es siempre un múltiplo del módulo. Definir una proporción de trabajo temprano evita rehacer todo el contenido dos días antes.

Preguntas a cerrar en esta etapa:

• ¿Es una pantalla principal o hay pantallas laterales de refuerzo de imagen?
• ¿El formato es apaisado estándar, ultra-panorámico o vertical?
• ¿Hay que rodear una estructura, hacer una curva o dejar huecos?
• ¿Qué ve el público de las últimas filas? Ahí se define si hacen falta laterales.

2. Distancia del público y pitch

Con la planta del lugar sobre la mesa, se mide la distancia desde la pantalla hasta la primera fila. Ese número define el pixel pitch. La regla práctica es que el pitch en milímetros equivale a la distancia mínima de visión cómoda en metros.

Para escenarios de eventos y festivales, el estándar de rental es P3.91. Para eventos corporativos con público sentado cerca —conferencias, presentaciones con datos en pantalla— conviene bajar a P2.6 o menos.

3. Energía

Es el punto que más eventos complica y el que más tarde se revisa. Una pantalla LED de gran formato tiene un consumo pico significativo, y el consumo pico no es el consumo promedio: depende del contenido. Una imagen blanca a máximo brillo consume varias veces más que un video oscuro.

• Confirmar la potencia disponible en el lugar y si hay tablero dedicado.
• Verificar si hace falta grupo electrógeno, y si tiene que ser redundante. En eventos sin infraestructura eléctrica es directamente obligatorio.
• Revisar distancias de cableado: tiradas largas implican caída de tensión y secciones de cable mayores.
• Definir qué pasa ante un corte. Un evento transmitido en vivo casi siempre necesita respaldo.

4. Estructura y rigging

Una pantalla LED pesa, y ese peso hay que sostenerlo con un cálculo detrás. Según el caso se resuelve con torres de ground support, colgando de una estructura de truss, o con estructura autoportante.

• Carga de viento si el evento es al aire libre. Es el factor crítico y el que obliga a planes de contingencia.
• Puntos de anclaje y capacidad de carga del piso o de la estructura del venue.
• Accesos: por dónde entra el equipo, si hay montacargas, qué horarios de carga y descarga permite el lugar.
• Protocolo de viento: a partir de qué velocidad se baja la pantalla y quién toma esa decisión.

5. Contenido

La pantalla puede estar impecable y el evento verse mal si el contenido no se preparó para esa pantalla en particular.

• Resolución nativa. El contenido se produce a la resolución real de la pantalla armada. Escalar siempre degrada.
• Zonas seguras. Si hay estructura, escenografía o gente delante de la pantalla, el contenido tiene que respetarlo.
• Formatos y codecs. Acordarlos con el operador antes, no el día del montaje.
• Contenido en vivo. Si hay cámaras, hay que definir el flujo de señal y quién opera el switcher.
• Plan B. Un placeholder de marca para cubrir cualquier hueco imprevisto.

Si hay cámaras de televisión, la pantalla tiene que tener frecuencia de refresco alta. Sin eso aparecen bandas horizontales en la toma, y no hay corrección posible en post.

6. Tiempos de montaje

Los tiempos dependen de la superficie, la altura y el tipo de estructura. Lo que conviene cerrar por escrito con el venue y la producción:

• Horario de ingreso del equipo y disponibilidad de accesos.
• Ventana de montaje real, descontando lo que ocupan sonido e iluminación.
• Momento de la prueba técnica con contenido definitivo — no con un placeholder.
• Horario de desmontaje y hasta cuándo se puede dejar el camión.

Los formatos all-in-one cambian bastante esta ecuación: al venir preinstalados y plegables, reducen el montaje de una jornada a un par de horas. Para eventos corporativos con ventanas de montaje cortas suelen ser la respuesta.

Checklist final

• Medida y proporción definidas en múltiplos de módulo.
• Pitch elegido por la distancia a la primera fila.
• Potencia confirmada y grupo electrógeno definido si hace falta.
• Cálculo estructural y protocolo de viento acordados.
• Contenido entregado a resolución nativa, con zonas seguras respetadas.
• Prueba técnica agendada con contenido real.
• Operador técnico asignado para todo el evento.
• Plan de contingencia por corte de energía y por viento.

La experiencia detrás de esta guía

Llevamos más de 11 años consecutivos como proveedor de pantallas LED de Lollapalooza Argentina, y montamos vallado perimetral homologado para transmisión internacional en el FIFA U20 World Cup Chile 2025. Esta lista es, básicamente, lo que aprendimos de los eventos donde algo estuvo cerca de salir mal.